Pacientë gjithë ditën, administratë gjithë mbrëmjen: Ku humbet kohë një klinikë dentare

Pacienti i fundit u largua në shtatë. Sterilizatori po punon, poltrona është pastruar, ndërsa ju jeni ende te recepsioni me një bllok shënimesh, telefonin dhe katër punët që askush nuk pati kohë t'i mbaronte gjatë ditës. Dy pacientë duhen telefonuar. Një porosi laboratorike duhej të kishte mbërritur të martën. Një faturë që i premtuat pacientit të premten. Dhe lista e nesërme për t'u kontrolluar, sepse recepsioni zhvendosi tri vizita dhe ju doni të shihni si duket tani dita.

Asnjëra prej këtyre nuk është stomatologji. Të gjitha duhen mbaruar para se të shkoni në shtëpi.

Shumica e pronarëve të klinikave e quajnë këtë thjesht “jemi shumë të zënë”. Në të vërtetë, është një turn i dytë që askush nuk e ka planifikuar dhe për të cilin askush nuk paguan. Puna është reale dhe zakonisht fshihet në pesë vende.

Recepsioni u përgjigjet të njëjtave katër pyetje gjithë ditën

Dëgjoni recepsionin për një paradite dhe numëroni telefonatat. Një pjesë e madhe janë katër pyetje: në ç'orë e kam vizitën, a mund ta ndryshoj, sa do të kushtojë dhe a jeni hapur të shtunën.

Për shumë prej tyre, pacienti mund ta gjente vetë përgjigjen nëse ajo do të ishte e qartë dhe e arritshme. Por çdo telefonatë ndërpret punën që recepsioni po bënte. Ndërprerja kushton më shumë se vetë telefonata, sepse puna e lënë përgjysmë duhet nisur sërish.

Kjo ndihet më shumë të hënave dhe ditën pas një feste, kur të gjitha “do t'i telefonoj më vonë” mbërrijnë njëherësh.

Kalendari ndryshon më shumë sesa qëndron i pandryshuar

Orari i përgatitur të premten nuk është ai që zbatohet të hënën. Pacientët anulojnë. Një dentist sëmuret. Kurora mbërrin me vonesë dhe prova shtyhet. Dikush rezervon një kontroll në një interval që duhej të zgjaste një orë.

Kostoja nuk është vetëm ndryshimi. Është gjithçka që ai prek. Kur zhvendoset një vizitë, dikush duhet të njoftojë pacientin, të njoftojë dentistin, të gjejë një pacient tjetër për orën e lirë dhe të kujtojë se pacientit të zhvendosur i duhet një kujtesë për orarin e ri. Bëjeni këtë tetë herë në javë dhe modeli bëhet i qartë: kalendari është një grup premtimesh ndaj njerëzve të ndryshëm dhe çdo ndryshim prish disa prej tyre njëherësh.

Klinikat që e menaxhojnë këtë në letër ose në një tabelë të përbashkët paguajnë dy herë, sepse asgjë nuk i tregon recepsionit se cilat marrëveshje nuk vlejnë më.

Kartela e pacientit jeton në pesë vende

Kur rikthehet një pacient, dentistit zakonisht i duhen katër gjëra: çfarë bëmë herën e fundit, çfarë planifikuam më pas, çfarë tregoi radiografia dhe çfarë preventivi i dhamë.

Në shumë klinika, këto katër gjëra ndodhen në katër sisteme. Shënimet e trajtimit në një program. Radiografitë në programin e imazherisë ose në vetë pajisjen. Preventivi në një dokument Word ose në bllok. Biseda rreth tij në WhatsApp, në telefonin personal të dikujt.

Asgjë nuk është humbur, por duhen tri minuta për t'i mbledhur të gjitha, ndërkohë që pacienti është tashmë në poltronë. Një nga ato minuta kalon duke pyetur kolegun se ku e ka ruajtur dokumentin. Shumëzojeni me numrin e pacientëve që rikthehen çdo ditë. Kjo është një orë klinike e shpenzuar vetëm për kërkim.

Versioni më i kushtueshëm është kur kërkimi dështon. Pacienti ka marrë një preventiv në mars, e kujton çmimin më të ulët dhe askush nuk e gjen dokumentin. Ajo bisedë rrallë përfundon mirë për klinikën.

Askush nuk e di saktësisht kush ka ende detyrim

Pyetni shumicën e pronarëve sa para u detyrohen pacientët në këtë moment. Përgjigjja e sinqertë është zakonisht një vlerësim.

Pagesat e pjesshme e vështirësojnë më tej. Pacienti paguan gjysmën e trajtimit me para në dorë, pjesën tjetër premton ta paguajë muajin tjetër, ndërsa ky premtim mbetet një rresht në bllok ose në kujtesën e recepsionistes. Gjashtë javë më vonë pacienti vjen për diçka tjetër. Askush nuk e përmend detyrimin, sepse askush te recepsioni nuk e di se ekziston.

Paratë që humbin kështu janë të padukshme. Nuk paraqiten si humbje, sepse nuk janë regjistruar kurrë si detyrim. Rezultati është një klinikë që punon shumë, por arkëton më pak sesa sugjeron kalendari.

Biseda me laboratorin zhvillohet në tri aplikacione

Porosia laboratorike dërgohet me një fletë letre. Përditësimi i statusit vjen në Viber. Ndryshimi i kërkuar i dërgohet numrit personal të teknikut. Afati i dorëzimit mbetet në mendjen e personit që foli i fundit me laboratorin.

Kur porosia vonohet, klinika e merr vesh nga pacienti që pret në recepsion. Pastaj bëhet telefonata që duhej bërë dy ditë më parë dhe klinika humbet një orë pune në poltronë që ishte planifikuar tashmë.

Gjashtë porosi aktive, me nga dy telefonata ndjekëse secila, janë dymbëdhjetë telefonata në javë vetëm sepse statusi nuk shihet pa pyetur.

Mateni javën tuaj para se të blini diçka

Kur hamendëson, klinika rrezikon të blejë softuer që zgjidh problemin e gabuar. Numëroni për një javë. Mjaftojnë katër tregues.

Një. Telefonatat që pacienti mund t'i shmangte po ta kishte informacionin. Mbani një fletë numërimi te recepsioni për pesë ditë. Ndajini në: orari i vizitës, ndryshim orari, çmim, orari i punës.

Dy. Ndryshimet në kalendar pasi dita ka filluar. Çdo vizitë e zhvendosur, anuluar ose shtuar po atë ditë. Numëroni rastet kur duhej njoftuar dikush.

Tre. Minutat e shpenzuara për të mbledhur historikun e pacientit. Kërkojini një dentisti ta masë për dhjetë pacientë që rikthehen dhe nxirrni mesataren.

Katër. Detyrimet e papaguara të pacientëve. Jo një vlerësim. Kontrolloni shënimet dhe mblidhini.

Një shembull i thjeshtë me numra të rrumbullakosur: 18 telefonata kujtese dhe konfirmimi në javë, me nga 2,5 minuta, janë 45 minuta në telefon. Dhjetë kërkime historiku me nga 3 minuta janë edhe 30 minuta. Dymbëdhjetë telefonata për porositë laboratorike me nga 3 minuta janë 36 minuta. Pothuajse dy orë në javë, pa numëruar asnjë ndryshim orari, dhe asnjëra prej këtyre orëve nuk prodhoi trajtim. Përdorni numrat tuaj, jo këta.

Çfarë të rregulloni së pari

Rendi ka më shumë rëndësi se mjeti.

Filloni me pyetjen që recepsioni dëgjon më shpesh. Nëse është “në ç'orë e kam vizitën”, zgjidhja mund të jenë kujtesat automatike, ndërsa rezultati i matshëm janë më pak telefonata hyrëse dhe më pak orare bosh. Nëse është “a mund ta ndryshoj”, jepini pacientit një mënyrë të qartë për të kërkuar orar të ri dhe recepsionit një vend ku ta miratojë ndryshimin dhe të përditësojë kalendarin.

Pastaj rregulloni kërkimin. Një pacient, një ekran, me shënimet, radiografitë, trajtimet dhe preventivat në të njëjtin vend. Kjo rikthen minuta klinike, të cilat kushtojnë më shumë se minutat e recepsionit.

Renditeni punën financiare sipas asaj që tregoi matja e javës. Nëse detyrimet e paregjistruara janë humbja më e madhe, filloni me to. Kur trajtimi, preventivi dhe pagesa regjistrohen në të njëjtin sistem, klinika ka një listë të besueshme të detyrimeve. Ky është ndryshimi mes një hamendësimi dhe një shifre.

Çfarë nuk mund të bëjë softueri

Softueri nuk rregullon një klinikë ku dy persona mendojnë se e menaxhojnë kalendarin. Nuk e detyron laboratorin të dorëzojë në kohë. Nuk e kthen në të ardhur një preventiv që pacienti nuk e ka pranuar.

Ai heq kërkimin, kujtesat manuale dhe ndjekjen e vazhdueshme, që ora pas pacientit të fundit të jetë më e shkurtër. Është një premtim modest. Por ia vlen të paguhet pikërisht sepse ju nxjerr më herët nga klinika.

Mateni javën tuaj. Nëse shifrat tregojnë se klinika humbet orë me kujtesa, ndryshime orari dhe kërkim informacioni, ne do ta shqyrtojmë konkretisht rrjedhën tuaj të punës dhe do t'ju themi hapur nëse Dentare e zgjidh. Kërkoni një demonstrim në dentare.io ose shkruani në [email protected].