Пациенти цел ден, администрација цела вечер: Каде една стоматолошка ординација губи време

Последниот пациент си замина во седум. Стерилизаторот работи, столот е исчистен, а вие сè уште сте на рецепција со тетратка, телефон и четирите работи за кои никој немаше време во текот на денот. Треба да им се јавите на двајца пациенти. Лабораториската нарачка требаше да пристигне во вторник. Фактурата што му ја ветивте на пациентот во петок. И утрешниот распоред, затоа што рецепцијата премести три термини, па сакате да видите како сега изгледа денот.

Ништо од ова не е стоматологија. Но сè мора да заврши пред да си одите дома.

Повеќето сопственици велат дека едноставно се презафатени. Во пракса, тоа е втора смена што никој не ја закажал и никој не ја наплаќа. Работата е реална и најчесто се крие на пет места.

Рецепцијата цел ден одговара на истите четири прашања

Слушајте ја рецепцијата едно претпладне и бројте ги повиците. Голем дел се сведуваат на четири прашања: во колку часот ми е терминот, може ли да го преместам, колку ќе чини и дали работите во сабота.

За многу од нив пациентот може сам да го најде одговорот, доколку информацијата е јасна и достапна. Но секој повик ја прекинува работата што рецепцијата веќе ја започнала. Прекинот чини повеќе од самиот повик, затоа што недовршената задача повторно се почнува од почеток.

Ова најмногу се чувствува во понеделник и денот по празник, кога сите „ќе им се јавам подоцна“ пристигнуваат одеднаш.

Календарот повеќе се менува отколку што останува ист

Распоредот направен во петок не е распоредот што се реализира во понеделник. Пациенти откажуваат. Стоматолог се разболува. Коронката доцни, па пробата се поместува. Некој закажува контрола во термин за кој бил потребен цел час.

Трошокот не е само промената, туку сè што таа допира. Кога ќе преместите еден термин, некој треба да го извести пациентот, да го извести стоматологот, да најде замена за празниот час и да запомни дека на преместениот пациент му треба потсетник за новото време. Направете го тоа осум пати неделно и образецот е јасен: календарот е збир од ветувања кон различни луѓе, а секоја промена нарушува неколку од нив одеднаш.

Ординациите што го водат ова на хартија или во заедничка табела плаќаат двојно, затоа што ништо не ѝ покажува на рецепцијата кои договори повеќе не важат.

Картонот на пациентот живее на пет места

За пациент што повторно доаѓа, на стоматологот обично му требаат четири работи: што направивме минатиот пат, што планиравме понатаму, што покажа рендгенската снимка и каква понуда добил пациентот.

Во многу ординации тие четири работи се во четири системи. Белешките од третманот во една програма. Снимките во софтверот за снимање или на самиот уред. Понудата во Word документ или тетратка. Разговорот за понудата во WhatsApp, на нечиј личен телефон.

Ништо не е изгубено, но потребни се три минути за да се собере, додека пациентот веќе седи на стол. Една од тие минути се троши во прашање до колега каде го зачувал документот. Помножете го тоа со бројот на повратни пациенти дневно. Тоа е клинички час потрошен на пребарување.

Поскапата верзија е кога пребарувањето не успева. Пациентот добил понуда во март, ја памети цената како пониска, а никој не може да го најде документот. Тој разговор ретко завршува добро за ординацијата.

Никој не знае точно кој колку должи

Прашајте ги повеќето сопственици колкави се вкупните неплатени салда на пациентите во моментов. Искрениот одговор обично е процена.

Делумните плаќања дополнително го усложнуваат тоа. Пациент плаќа половина од третманот во готово, а остатокот го ветува за следниот месец. Тоа ветување останува ред во тетратка или во сеќавањето на рецепционерката. Шест недели подоцна пациентот доаѓа за нешто друго. Никој не го споменува долгот, затоа што никој на рецепцијата не знае дека постои.

Така отпишаните пари се невидливи. Никогаш не се појавуваат како загуба, затоа што никогаш не биле запишани како побарување. Резултатот е ординација што работи многу, а наплаќа помалку отколку што покажува распоредот.

Разговорот со лабораторијата се одвива во три апликации

Лабораториската нарачка заминува со хартиено ливче. Информацијата за статусот се враќа преку Viber. Барањето за промена оди на личниот број на техничарот. Рокот за испорака останува во главата на последниот човек што разговарал со лабораторијата.

Кога нарачката доцни, ординацијата дознава од пациентот што чека на рецепција. Потоа рецепцијата го прави повикот што требало да биде направен пред два дена, а ординацијата губи еден веќе закажан час на стол.

Шест активни нарачки со по два повици за проверка се дванаесет повици неделно што постојат само затоа што статусот не може да се види без да се праша.

Измерете ја сопствената недела пред да купите нешто

Кога се претпоставува, ординациите плаќаат софтвер што го решава погрешниот проблем. Бројте една недела. Доволни се четири показатели.

Еден. Повиците што пациентот можел да ги избегне доколку ја имал информацијата. Пет дена водете цртички на рецепција. Поделете ги на: време на термин, промена на термин, цена, работно време.

Два. Промени во календарот откако денот веќе започнал. Секој термин што истиот ден бил преместен, откажан или додаден. Бројте ги случаите кога некој морал да биде известен.

Три. Минути потрошени за составување на историјата на пациентот. Нека еден стоматолог измери време за десет повратни пациенти и пресметајте просек.

Четири. Неплатени салда на пациентите. Не процена. Проверете ги записите и соберете ги.

Едноставен пример со заокружени бројки: 18 повици за потсетување и потврда неделно, по 2,5 минути, се 45 минути на телефон. Десет пребарувања на историја по 3 минути се уште 30 минути. Дванаесет повици за лабораториски нарачки по 3 минути се 36 минути. Тоа се речиси два часа неделно, без ниту едно преместување термин, а ниту еден од тие два часа не создал третман. Користете ги вашите бројки, не овие.

Што да поправите прво

Редоследот е поважен од алатката.

Почнете со прашањето што рецепцијата најчесто го слуша. Ако е „во колку часот ми е терминот“, решението можеби се автоматски потсетници, а мерливиот резултат се помалку дојдовни повици и помалку празни термини. Ако е „може ли да го преместам“, дајте му на пациентот јасен начин да побара ново време, а на рецепцијата едно место каде ќе ја одобри промената и ќе го ажурира календарот.

Потоа средете го пребарувањето. Еден пациент, еден екран, со белешките, снимките, третманите и понудите на исто место. Така се враќаат клинички минути, кои се поскапи од минутите на рецепција.

Финансискиот тек поставете го според тоа што го покажало мерењето. Ако неприкажаните салда се најголемата загуба, поправете ги прво. Кога третманот, понудата и плаќањето се евидентираат во ист систем, ординацијата добива сигурна листа на побарувања. Тоа е разликата меѓу процена и бројка.

Што не може да направи софтверот

Софтверот нема да среди ординација во која две лица мислат дека тие го водат календарот. Нема да ја натера лабораторијата да испорача навреме. Нема да претвори понуда што пациентот не ја прифатил во приход.

Она што го прави е да го намали пребарувањето, рачното потсетување и постојаното проверување, за часот по последниот пациент да биде пократок. Тоа е скромно ветување. Но токму затоа вреди да се плати: затоа што ве носи порано дома.

Измерете ја вашата недела. Ако бројките покажат дека ординацијата губи часови на потсетници, преместувања и пребарување, ќе го разгледаме конкретниот тек на работа со вас и отворено ќе кажеме дали Dentare го решава. Побарајте демонстрација на dentare.io или пишете на [email protected].